Quelles sont vos obligations en matière de délais de conservation des livres et documents comptables et fiscaux ?
Il y a maintenant un an, les délais de conservation en matière comptable et fiscale ont été maintenus pour les premiers et prolongés pour les deuxièmes. De ce fait, ils ne coïncident plus depuis le 1er janvier 2023 (exercice d’imposition 2023 – période imposable 2022).
Cette modification s’aligne sur le délai des prescriptions en cas de fraude, qui est également passé de sept à dix ans depuis cette date. En effet, les deux délais sont inévitablement liés.
En pratique, il convient donc d’avoir à l’œil les principaux délais de conservation suivants :
Droit comptable :
Une distinction est établie entre deux types de documents :
- Les livres légaux et pièces justificatives : délai de conservation de 7 ans à partir du 1er janvier de l’année qui suit la clôture ;
- Les documents internes (autrement dit, ceux qui ne sont pas appelés à faire preuve à l’égard de tiers) : délai de conservation de 3 ans à partir du 1er janvier de l’année qui suit la clôture.
Impôt sur les revenus :
Ici aussi, distinction est faite entre deux types de documents :
- Tous les livres et documents de nature à permettre la détermination du montant des revenus imposables (cette notion étant ici plus large qu’au niveau du droit comptable) : délai de conservation de 10 ans, c’est-à-dire jusqu’à l’expiration de la dixième année ou du dixième exercice comptable qui suit la période imposable ;
- Les systèmes informatisés permettant de tenir, établir, adresser ou conserver les livres et documents susvisés : délai de conservation de 10 ans, c’est-à-dire jusqu’à l’expiration de la dixième année ou du dixième exercice comptable qui suit la période imposable.
Taxe sur la valeur ajoutée :
Ici aussi, distinction est faite entre deux types de documents :
- Les livres, factures et autres documents : délai de conservation de 10 ans* à partir du 1er janvier qui suit la clôture pour les livres et à partir du 1er janvier qui suit leur date d’émission pour les factures ou leur date pour les autres documents ;
- Les systèmes informatisés : délai de conservation de 10 ans* à partir du 1er janvier qui suit la dernière utilisation du système.
* Le délai de 10 ans peut même être prolongé jusqu’à 15 ou 25 ans pour les biens d’investissement.
Quid en cas de cessation de l’activité ?
Les délais mentionnés ci-dessus restent applicables, même en cas de cessation de l’activité. En effet, ces délais sont liés aux nouveaux délais de contrôle, d’enrôlement et de recouvrement de l’administration.
En conclusion
Vous l’aurez compris, il est donc essentiel de conserver ces documents (sous format papier ou numérique) afin de prouver le caractère professionnel d’une dépense qui serait remise en cause par le fisc à l’occasion d’un contrôle par exemple. Vos factures doivent donc être conservées 10 ans !
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Marie Coulée, juriste
Le 29 mars 2024